کی میز کے مندرجات

  1. تعارف

  2. ڈولیبر کے ماڈیولر فن تعمیر کو سمجھنا

  3. صحیح سٹارٹر ماڈیولز کے انتخاب کے لیے معیار

  4. فوری طور پر فعال کرنے کے لیے ضروری بنیادی ماڈیولز

  5. CRM اور کسٹمر مینجمنٹ ماڈیولز

  6. کوٹیشن اور انوائسنگ ٹولز

  7. پروڈکٹ اور سروس کیٹلاگ مینجمنٹ

  8. انوینٹری اور اسٹاک ٹریکنگ لوازم

  9. اخراجات کی رپورٹنگ اور ادائیگی کا انتظام

  10. پروجیکٹ اور ٹاسک مینجمنٹ ماڈیولز

  11. انسانی وسائل اور ٹائم ٹریکنگ

  12. اکاؤنٹنگ اور مالیاتی جائزہ کے اوزار

  13. کیلنڈر اور شیڈولنگ ٹولز

  14. دستاویز مینجمنٹ سسٹم (DMS)

  15. فریق ثالث اور سپلائر مینجمنٹ

  16. پیشہ ورانہ دستاویزات کے لیے پی ڈی ایف حسب ضرورت

  17. ای میل اور اطلاع کے ماڈیولز

  18. سیکیورٹی اور رسائی کنٹرول کی خصوصیات

  19. بیک اپ اور مینٹیننس ماڈیولز

  20. سے بچنے یا ملتوی کرنے کے ماڈیولز

  21. نئے ماڈیولز کی جانچ اور ترتیب کے لیے تجاویز

  22. اپنے نظام کو مستقبل کی ترقی کے لیے تیار کرنا

  23. نتیجہ: صحیح ماڈیولز کے ساتھ ایک ٹھوس ERP فاؤنڈیشن بنانا

1. تعارف

ایک بار جب آپ Dolibarr ERP/CRM انسٹال کر لیتے ہیں، تو پہلا اور سب سے اہم فیصلہ یہ ہے کہ کون سے ماڈیولز کو چالو کرنا ہے۔ Dolibarr ایک ماڈیولر سسٹم پیش کرتا ہے جو آپ کو صرف ان افعال کو فعال کرنے کی اجازت دیتا ہے جن کی آپ کے کاروبار کو درحقیقت ضرورت ہے۔ لیکن 100 سے زیادہ ماڈیول دستیاب ہونے کے ساتھ، مغلوب ہونا آسان ہے۔

یہ مضمون تنصیب کے فوراً بعد فعال کرنے کے لیے سب سے زیادہ مفید اور وسیع پیمانے پر استعمال ہونے والے ماڈیولز کو منتخب کرنے کے لیے ایک تفصیلی روڈ میپ پیش کرتا ہے۔ چاہے آپ فری لانسر ہوں، اسٹارٹ اپ ہوں، یا ایک قائم کردہ ایس ایم ای، یہ ماڈیولز آپ کو پہلے دن سے ایک صاف ستھرا، فعال ERP سسٹم بنانے میں مدد کریں گے۔

2. ڈولیبر کے ماڈیولر فن تعمیر کو سمجھنا

Dolibarr مرکزی ایپلیکیشن سے انفرادی ماڈیولز کو فعال اور ترتیب دے کر کام کرتا ہے۔ ہر ماڈیول بزنس ڈومین پر فوکس کرتا ہے:

  • سیلز

  • اکاؤنٹنگ

  • انوینٹری

  • HR

  • منصوبوں کی تفصیل

آپ کے کاروبار کی مخصوص ضروریات کی بنیاد پر ماڈیولز کو فعال یا غیر فعال کیا جا سکتا ہے۔ یہ آپ کو غیر ضروری پیچیدگی کے بغیر ایک دبلی پتلی اور موثر نظام بنانے کی اجازت دیتا ہے۔

3. صحیح سٹارٹر ماڈیولز کے انتخاب کے لیے معیار

پر مبنی ماڈیولز کا انتخاب کریں:

  • فوری کاروباری ضروریات

  • آپ کی تنظیم کا سائز اور قسم

  • قانونی یا تعمیل کی ضروریات

  • ٹیم ورک فلو اور کردار

بہت زیادہ ماڈیولز کو پہلے سے فعال کرنے سے گریز کریں۔ ضروری چیزوں کے ساتھ شروع کریں، پھر توسیع کریں جیسے جیسے آپ کی ٹیم پلیٹ فارم سے واقف ہوتی ہے۔

4. فوری طور پر فعال کرنے کے لیے ضروری بنیادی ماڈیولز

یہ بنیادی ہیں اور زیادہ تر ورک فلو کے لیے ضروری ہیں:

  • صارفین اور اجازتیں: انتظام کریں کہ کون کس چیز تک رسائی حاصل کر سکتا ہے۔

  • تیسرے فریقوں: کلائنٹس اور سپلائرز کے لیے مرکزی ڈیٹا بیس

  • مصنوعات / خدمات: آپ جو کچھ بیچتے ہیں اس کی فہرست اور درجہ بندی کریں۔

  • تجارتی تجاویز: امکانات کے لیے اقتباسات بنائیں

  • انوائس: بل کلائنٹس اور ٹریک کی ادائیگی

یہ ماڈیولز آپ کے ERP سسٹم کی بنیاد رکھتے ہیں۔

5. CRM اور کسٹمر مینجمنٹ ماڈیولز

کلائنٹ کے تعلقات اور پائپ لائن سے باخبر رہنے کے لیے:

  • CRM ماڈیول: امکانات اور سرگرمیوں کا نظم کریں۔

  • ایجنڈا: فالو اپ اور ملاقاتوں کا شیڈول بنائیں

  • ایکشنز/ٹاسک: لاگ فون کالز، ای میلز، اور ایونٹس

یہ ٹولز آپ کو اپنے امکانات اور موجودہ کلائنٹس سے جڑے رہنے میں مدد کرتے ہیں۔

6. کوٹیشن اور انوائسنگ ٹولز

درج ذیل کو فعال کریں:

  • تجاویز: تخمینہ یا اقتباسات بنائیں

  • آرڈر: کلائنٹ یا سپلائر کے آرڈرز کو ٹریک کریں۔

  • انوائس: صارفین کو بل اور فالو اپ کریں۔

  • ادائیگیاں: رسیدیں ریکارڈ کریں اور صلح کریں۔

یہ سویٹ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ آپ لیڈ سے لے کر کیش تک مکمل سیلز لائف سائیکل کو سنبھال سکتے ہیں۔

7. پروڈکٹ اور سروس کیٹلاگ کا انتظام

یہاں تک کہ چھوٹے کاروبار بھی منظم کیٹلاگ سے فائدہ اٹھاتے ہیں:

  • پروڈکٹ/سروس ماڈیول: زمرہ کے لحاظ سے پیشکشوں کو منظم کریں۔

  • یونٹ کی قیمتیں، VAT کی شرحیں، اور حوالہ جات کی وضاحت کریں۔

  • وضاحت کے لیے تصاویر یا تکنیکی تفصیلات شامل کریں۔

یہ تفصیلات کوٹیشنز اور انوائسنگ کو ہموار کرنے میں مدد کرتی ہیں۔

8. انوینٹری اور سٹاک ٹریکنگ لوازم

اگر آپ جسمانی سامان کا انتظام کرتے ہیں:

  • اسٹاک ماڈیول: دستیاب مقداروں کی نگرانی کریں۔

  • گودام مینجمنٹ: مصنوعات کو مقامات پر تفویض کریں۔

  • اسٹاک کی نقل و حرکت: ٹرانسفر اور ڈیلیوری کو ٹریک کریں۔

یہ مصنوعات پر مبنی کاروبار کے لیے ضروری ہے، یہاں تک کہ چھوٹے پیمانے پر۔

9. اخراجات کی رپورٹنگ اور ادائیگی کا انتظام

کمپنی کے اخراجات کو ٹریک کرنے کے لیے:

  • اخراجات کی رپورٹیں: ملازمین کے لیے سفر یا دفتری اخراجات جمع کرانے کے لیے

  • بینک/کیش: اکاؤنٹ کے لین دین کو رجسٹر کریں اور ان میں صلح کریں۔

یہ ماڈیول مالیاتی مرئیت اور معاوضے کے ورک فلو کو برقرار رکھنے میں مدد کرتے ہیں۔

10. پروجیکٹ اور ٹاسک مینجمنٹ ماڈیولز

ڈیلیوری ایبلز پر کام کرنے والے سروس فراہم کنندگان یا ٹیموں کے لیے:

  • منصوبوں کی تفصیل: پروجیکٹ کے سنگ میل بنائیں اور ٹریک کریں۔

  • ٹاسکس: ذمہ داریاں تفویض کریں اور ان کا نظم کریں۔

  • گینٹ ویو (ایڈ آن): ٹائم لائنز اور انحصار کا تصور کریں۔

کنسلٹنٹس، ایجنسیوں اور تکنیکی ٹیموں کے لیے مثالی۔

11. انسانی وسائل اور ٹائم ٹریکنگ

اگر آپ کے پاس عملہ یا ٹھیکیدار ہیں:

  • HRM ماڈیول: ملازمین کے ریکارڈ کو برقرار رکھیں

  • درخواستیں چھوڑ دیں۔: چھٹیوں اور غیر حاضریوں کا انتظام کریں۔

  • ٹائم ٹریکنگ: کاموں یا منصوبوں پر لاگ ان وقت

یہ ماڈیول پیداواری صلاحیت اور تنخواہ کے انتظام کے لیے کارآمد ہیں۔

12. اکاؤنٹنگ اور مالیاتی جائزہ کے اوزار

روزانہ مالیاتی انتظام کے لیے:

  • اکاؤنٹنگ ماڈیول (سادہ یا جدید)

  • جرنل اندراج: دستی اصلاحات اور اندراجات

  • VAT اعلامیہ: علاقائی ٹیکس کے قوانین کو ترتیب دیں۔

یہ خصوصیات آپ کی اکاؤنٹنگ ضروریات کے ساتھ بڑھ سکتی ہیں یا بیرونی سافٹ ویئر سے جڑ سکتی ہیں۔

13. کیلنڈر اور شیڈولنگ ٹولز

اس کے ساتھ منظم رہیں:

  • ایجنڈا: تمام صارفین کے لیے بنیادی کیلنڈر

  • عوامی تعطیلات اور کام کے دن: دستیابی کی وضاحت کریں۔

  • گوگل کیلنڈر کے ساتھ مطابقت پذیری (کنیکٹر ماڈیول کے ذریعے)

ملاقاتوں، کاموں اور غیر حاضریوں کو مرکزی بنانے میں مدد کرتا ہے۔

14. دستاویزی انتظامی نظام (DMS)

فائلوں کو سنٹرلائز کریں:

  • دستاویزات کا ماڈیول: فائلوں کو کلائنٹس، پروجیکٹس اور رسیدوں سے منسلک کریں۔

  • اجازت سے اپ لوڈز کو محفوظ کریں۔

  • ہستی کے لحاظ سے فولڈرز کو منظم کریں۔

یہ آڈٹ ایبلٹی اور ٹیم کے تعاون کو بہتر بناتا ہے۔

15. فریق ثالث اور سپلائر مینجمنٹ

نہ صرف گاہکوں کے لیے:

  • سپلائر کی معلومات اور خریداری کی شرائط کو ٹریک کریں۔

  • معاہدے اور دستاویزات منسلک کریں۔

  • خریداری کے آرڈر بنائیں اور ان کی پیروی کریں۔

یہ ہموار خریداری اور وینڈر کے احتساب کو قابل بناتا ہے۔

16. پیشہ ورانہ دستاویزات کے لیے پی ڈی ایف حسب ضرورت

برانڈنگ اور تعمیل کے لیے:

  • تجاویز اور رسیدوں کے لیے ڈیفالٹ ٹیمپلیٹس کا انتخاب کریں۔

  • قانونی معلومات کے ساتھ فوٹر پیغامات میں ترمیم کریں۔

  • اپنی مرضی کے مطابق ترتیب کے لیے ڈولسٹور سے جدید پی ڈی ایف ماڈیولز انسٹال کریں۔

صاف، برانڈڈ دستاویزات آپ کے کاروباری امیج کو فروغ دیتی ہیں۔

17. ای میل اور اطلاع کے ماڈیولز

فعال:

  • ای میل سانچے: دوبارہ قابل استعمال پیغام کی شکلیں۔

  • خودکار الرٹس: زائد المیعاد کاموں یا رسیدوں کے لیے

  • آپ کے کاروباری ڈومین سے بھیجنے کے لیے SMTP کنفیگریشن

یہ مواصلات کو خودکار بنانے اور پیشہ ورانہ مہارت کو برقرار رکھنے میں مدد کرتا ہے۔

18. سیکورٹی اور رسائی کنٹرول کی خصوصیات

تشکیل دیں:

  • ہر ماڈیول کے لیے کردار پر مبنی رسائی

  • IP پابندیاں (اختیاری)

  • آڈٹ لاگ (ڈولیسٹور سے)

سیکورٹی پہلے دن سے ضروری ہے—خاص طور پر حساس کاروباری ڈیٹا کے لیے۔

19. بیک اپ اور مینٹیننس ماڈیولز

لچک کو یقینی بنائیں:

  • ڈیٹا بیس کی برآمدات کو شیڈول کریں۔

  • سرور مانیٹرنگ یا بیک اپ اسکرپٹس انسٹال کریں۔

  • اگر ضرورت ہو تو بیرونی بیک اپ ٹولز استعمال کریں۔

ایک بنیادی بیک اپ حکمت عملی تباہ کن نقصان کو روکتی ہے۔

20. بچنے یا ملتوی کرنے کے ماڈیولز

جب تک ضرورت نہ ہو ان کو روکیں:

  • ایڈوانسڈ اکاؤنٹنگ (اگر آپ بیرونی سافٹ ویئر استعمال کرتے ہیں)

  • مینوفیکچرنگ (اگر آپ سامان نہیں بنا رہے ہیں)

  • بیرونی کنیکٹرز (WooCommerce، Stripe) جب تک کہ بنیادی سیٹ اپ مستحکم نہ ہو۔

دبلا ہونا شروع کریں، پھر پھیلائیں۔

21. نئے ماڈیولز کی جانچ اور ترتیب کے لیے تجاویز

  • جانچ کے لیے سینڈ باکس کا ماحول استعمال کریں۔

  • ایک وقت میں ایک ماڈیولز کو فعال کریں۔

  • بنیادی ورک فلو کے ساتھ صارفین کو تربیت دیں۔

  • غلطیوں یا رسائی کے مسائل کے لیے لاگز کا جائزہ لیں۔

احتیاط سے رول آؤٹ کنفیوژن اور کیڑے سے بچتا ہے۔

22. اپنے نظام کو مستقبل کی ترقی کے لیے تیار کرنا

آگے منصوبہ:

  • اپنے ماڈیول کی ترتیبات کو دستاویز کریں۔

  • مصنوعات اور رابطوں کے لیے مستقل نام استعمال کریں۔

  • زمرہ کے لحاظ سے صارفین اور صارفین کو ٹیگ کریں۔

اب اچھی عادات آپ کے سسٹم کے ترازو کے ساتھ ساتھ ادا ہوں گی۔

23. نتیجہ: صحیح ماڈیولز کے ساتھ ایک ٹھوس ERP فاؤنڈیشن بنانا

صحیح Dolibarr ماڈیولز کو ابتدائی طور پر چالو کرنا موثر، توسیع پذیر آپریشنز کی بنیاد رکھتا ہے۔ سی آر ایم، انوائسنگ، پروڈکٹس اور پراجیکٹ مینجمنٹ جیسے ضروری چیزوں پر توجہ مرکوز کرنے سے آپ کے پاس بے ترتیبی کے ایک طاقتور ERP سسٹم ہوگا۔ جیسا کہ آپ کا کاروبار تیار ہوتا ہے مزید شامل کریں، لیکن ایک سمارٹ، اچھی ساخت والے سیٹ اپ کے ساتھ شروع کریں جو آپ کی حقیقی ضروریات کو ظاہر کرتا ہے۔